Dalyvavimas viešuosius pirkimuose dažnai verslininkams suteikia papildomos garbės, žinoma, taip pat ir pelno. Tai puikus pasirinkimas tiems, kurie sunkiai randa klientų, galiausiai, nori teikti tik masyvias paslaugas, o ne daug po truputį.

Tiesa, ne viskas taip paprasta kaip atrodo. Nors tam tikrose sferose viešieji konkursai yra kasdienybė, kiekvieną dieną atsiranda dešimtys naujų, tačiau dalyvauti juose nėra labai paprasta. Galbūt tiksliau – laimėti nėra labai paprasta, kadangi egzistuoja tam tikros nerašytos taisyklės, būtinai reikia išanalizuoti daug smulkmenų, galiausiai, svarbu pasiūlyti įmonei tai, kas jai tikrai yra naudinga. Tokiu atveju ir sėkmė bus šalia. Tiesa, greta sėkmės, svarbiausia, didelis darbas, kuris ir tampa pergalės priežastimi.

Viešieji pirkimai yra mokslas ir tokiu atveju, kai tą mokslą gerai išmanysite – žinosite ko reikia, kad pavyktų laimėti. Dažniausiai akcentuojamas sąlygų skaitymas, kadangi tik įsisavinus svarbiausią informaciją – pavyks pasiekti norimus rezultatus.

O kas svarbiausia derinant smulkmenas dėl viešųjų pirkimų?

• Reikia kuo daugiau dėmesio skirti kvalifikaciniams reikalavimams ir tuo pačiu dokumentams, kurie yra būtini, kad pavyktų įrodyti savo kvalifikaciją. Tokiu atveju, kai reikalavimai yra Jums per aukšti – galite ieškoti partnerių, kurie dalyvaus su Jumis konkurse jungtiniu principu.
• Savo siūlomų paslaugų techninių specifikacijų detalizavimas yra labai svarbus darbas. Teikiant pasiūlymus labai aktualus detalumas, kadangi būtent remiantis skaičiais, kurie dažniausiai turi būti konkretinami net iki po kablelio – pavyksta organizacijoms kur kas paprasčiau įvertinti Jūsų pasiūlymą.
• Kartu su pateikiamu pasiūlymu dažniausiai organizacijos reikalauja pateikti ir tam tikrus dokumentus. Jie dažniausiai būna susiję su kvalifikacija, kuri įrodo, kad esate gebus teikti paslaugas. Kai kuriais kitais atvejais gali reikti ir daugiau dokumentų, pavyzdžiui, prekės sertifikavimo. Tokia praktika yra visiškai įprasta, tad dokumentų pateikimas – būtinas. Tais atvejais, kai dokumentai nėra pateikiami – tiekėjas paprasčiausiai nėra svarstomas kaip kandidatas.
• Dalyvaujant viešuosiuose pirkimuose labai naudinga turėti pagalbą, gerą komandą, kurioje kiekvienas narys yra atsakingas už tam tikras funkcijas. Dažniausiai paskiriamas etatas žmogui, kuris ne tik prižiūri viešuosius pirkimus, tačiau taip pat ir bendrauja su organizacijomis, derina smulkmenas. Toks žmogus – labai pagelbėja, kadangi būtent jis peržiūri konkursus, parenka tinkamiausius, ruošia pasiūlymus ir komunikuoja.
• Jeigu tam tikri organizacijos pateikiami pasiūlymai, aspektai netinka ir galvojate, kad jie ne visiškai atitinka Viešųjų Pirkimų įstatymus – tokiu atveju visada galite pateikti pretenzijas. Svarbiausia tai yra daryti laiku, taip pat jas formuluoti labai tiksliai, kad būtų aišku – kurios vietos tiekėjams neatrodo tikslios.
• Prieš pateikiant pasiūlymus labai svarbu objektyviai įvertinti savo galimybes. Dažnai azartas tarsi užvaldo ir verslininkai teikia paraiškas net ir tokiu atveju, kai žino, kad kriterijų įgyvendinimas bus sunkiai įmanomas. Negaiškite nei savo, nei kitų laiko ir dalyvaukite tik tokiu atveju, kai esate tikras dėl pergalės. Galiausiai, tokiais atvejais net galima gauti baudą, tad racionalus savo galimybių vertinimas yra labai svarbus.

Planuojant dalyvauti konkurse bene daugiausia laiko tenka skirti konkurso sąlygoms ir tuo pačiu jų derinimui prie savo galimybių. Tiesa,  nors laiko reikia daugiausiai, tačiau ir darbas dažniausiai svarbiausias, tad būtinai jį atlikite labai kruopščiai, geriausia – ne vienas, o su visa komanda. Įvertinus kiekvieną komponentą reikia pateikti tokį pasiūlymą, kurio organizacija paprasčiausiai negalėtų atsisakyti. Tiesa, tuo pačiu reikia žiūrėti ir savo pelno, taip pat įvertinti – ar tikrai būsite pajėgus suteikti tas paslaugas, kurios buvo žadamos.

Tuomet, kai konkursas jau bus laimėtas – pagaliau reikia suderinti individualias paslaugų arba prekės suteikimo sąlygas su organizacija. Žinoma, viskas derinama remiantis ta paraiška ir tuo pasiūlymu, kuris buvo pateikiamas. Detaliau aptariamos tam tikros smulkmenos, taip pat, žinoma, detalizuojami tam tikri aspektai, kurie padeda išvengti neaiškumų, kurie gali kilti ateityje.

Žinoma, paslaugų įgyvendinimo metu taip pat galimos labai mažos korekcijos, tačiau jos dažniausiai yra labai minimalios, tad patys svarbiausi aspektai jau turi būti aptarti iš anksčiau. Taip pat ir mažų korekcijų pakeitimas turi būti vykdomas kartu su organizacijomis, kurios turi patvirtinti. Tai rodo, kad reikalingas labai kruopštus darbas rengiant sutartį, kadangi net ir pačios mažiausios smulkmenos vėliau gali turėti įtakos įgyvendinant darbus.

Visiškai natūralu, kad dažnesnis dalyvavimas konkursuose suteikia labai daug naudingos patirties, kuri gali padėti ne tik sėkmingai pateikti pasiūlymą, tačiau ir laimėti konkursą. Deja, kai praktikos yra mažai – nelieka  nieko kito, kaip tik skaityti, skaityti ir skaityti, kol galiausiai rasite variantą, kuris Jums labiausiai tinka. Kai kurie verslai net samdosi specialistus, kurie turi ilgametę patirtį rengiant ir dalyvaujant konkursuose. Tokiu atveju kandidatūra būna sėkminga, o tais atvejais kai nepavyksta – dalyvavimas išmoko, suteikia naujų patirčių, kurios vėliau padeda siekti tikslo.

Taip pat ne visi pradedantieji žino, kad yra nurodomas tam tikras laiko tarpas klausimams pateikti. Šia galimybe pasinaudoti labai verta. Net ir tokiu atveju, kai atrodo, kad viskas aišku – reikia dar kelis kartus viską peržvelgti, kad iki pačių mažiausių smulkmenų būtumėte tikras. Dažniausiai iš penkto karto pavyksta rasti ne tik klausimus, tačiau net ir labai svarbius klausimus, pastabas, kurios leidžia džiaugtis, kad pasieksite naudą savo pusei. Dažnai organizatoriams gali atrodyti, kad tik jie čia diktuoja sąlygas. Tačiau tai nėra tiesa. Kaip ir verslininkai nori pateikti patrauklius pasiūlymus, taip ir organizacijos nori gauti kuo daugiau, tačiau sumokėti kuo mažiau. Štai todėl būtinas glaudus bendradarbiavimas, kuris padeda pasiekti visiems optimalų variantą.

Taip pat pasikartosime, kad kuo daugiau dėmesio reikia skirti kainoms, kurios turi būti detalizuojamos net iki kelių skaitmenų po kablelio. Paprasčiausiai gali atrodyti, kad bent jau preliminarus sumų nurodymas – jau užtektinai aiškus savo gairių pateikimas. Tačiau tai nėra tiesa, kadangi vėliau iškyla įvairūs neaiškumai, kurie ir trukdo suprasti – kas ir kaip, galiausiai, kyla ginčai, kurie analizuojami tomis pačiomis sumomis, kurios gali būti iki galo tinkamai suskaičiuotos. Taip, dažniausiai sumų tikrinamas atrodo gana varginantis darbas, tačiau tik taip pavyks iki galo pateikti ne tik gerą, tačiau taip pat ir labai detalų, konkretų pasiūlymą.

Apibendrinus straipsnį galime pasakyti, kad viešieji pirkimai yra laiko bei pastangų reikalaujantis darbas, tiksliau, vieno bei kito reikalaujančios investicijos. Tačiau jų skirti –verta, kadangi tik tokiu atveju pasiūlymas bus konkretus, o tai dažniausiai padeda laimėti. Patys pirmieji dalyvavimai dažniausiai atrodo komplikuoti, kadangi reikia susipažinti su info gausa, tačiau patikėkite, sunkiausias bandymas ir yra pats pirmas. Jau po kelių įgausite daug praktikos, kurie leis kur kas paprasčiau manevruoti galimybėmis ir tuo pačiu rasti būdus, kurie padeda patenkinti tiek savo verslo, tiek organizacijos poreikius.

Užsak. Nr. 2256